Refusjonskjema

Hva må et refusjonskjema inneholde for å være godkjent?

Rutine for regninger og refusjoner

Sjekk alltid at beløpet på regninger stemmer (spør den som har bestilt varen/tjenesten).
Økonomiansvarlig signerer på regningen og daterer dag for utbetaling i nettbank.
Økonomiansvarlig går inn i nettbanken, registrerer regningen og godkjenner første gang.
Den andre disponenten i lokallaget går inn i nettbanken og godkjenner andre gang.
Husk alltid å betale regninger innen betalingsfristen
Etrefusjonskjema behandles som en regning. Signer og arkiver.

Last ned refusjonsskjemaher (Word) eller her (PDF).

Når noen legger ut penger for lokallaget, for eksempel kjøper brus til et møte, skal pengene refunderes.

Når revisor på slutten av året skal godkjenne at pengene i lokallaget er brukt riktig må lokallaget kunne dokumentere hva pengene er brukt på. Utbetaling av penger skal synes i regnskapet og arkiveres i et regnskapsarkiv (økonomiperm). Derfor SKAL det alltid fylles ut refusjonskjema for alle utbetalinger der du forklarer hvilket arrangement eller budsjettpost pengene har blitt brukt til.

SIDE 1:

- Lag et skjema som ser ca slik ut, eller hent HUs refusjonskjema fra Hubro.
- Skriv med blokkbokstaver
- Vær ryddig
- Revisor krever å se hva pengene er brukt på og gyldige kvitteringer for alle utlegg.
- Bruk ett skjema per arrangement/budsjettpost.

SIDE 2:
- Teip kvitteringene på et a4-ark slik:
- Bruk flere ark hvis du trenger det. IKKE LIM KVITTERINGENE OPPÅ HVERANDRE!
- Nummerer alle kvitteringene slik at det stemmer med lista på side 1.

Hva gjør du hvis du mangler en kvittering?
Dette er ditt eget problem, du må dokumentere utlegg for å få utbetalt penger.

Istedenfor kvittering kan du lage et eget bilag der du sannsynliggjør utgiften du har hatt. Hvis du har tatt buss kan du for eksempel ta en utskrift av pristabellen og gule ut taksten som gjelder for deg. Så skriver du en erklæring om reisestrekning, tidspunkt og kostnad og får noen andre i styret til å signere.

Dess mer penger du ber om å få refundert, dess viktigere er det å ha kvitteringene i orden.

Publisert 23.09.2009